Zoom sur : le poste de chef de projet

Les stands que vous pouvez trouver dans les salons professionnels ou grands publics, sont l’œuvre d’un ou d’une chef de projet. Marina & Charlotte exercent ce métier assez peu connu, où l’organisation & l’amour du terrain vont de pair.

Comment sommes-nous devenus chef de projet.

  • Pouvez-vous nous expliquer en quelques mots votre parcours.

(C) Mon poste actuel est très éloigné de mon cursus scolaire puisque je me destinais à une carrière dans la mode. Après l’obtention de mon master en management de la mode, j’ai décroché un CDD au sein d’un bureau d’étude. Celui-ci est spécialisé dans la conception de stand & l’organisation d’événements d’entreprise. A la fin de mon contrat, j’ai postulé au poste de chef de projet chez WENES GROUP.

(M) Après mon BTS de communication, j’ai obtenu un poste de manager dans un restaurant au Pays de Galles. A mon retour en France, j’ai réalisé un stage chez GDF Suez en tant qu’assistante chef de projet événementiel. J’étais en charge de l’organisation d’événements internes & externes. A la suite de quoi, j’ai intégré WENES GROUP.

  • Vous aviez toutes les deux une expérience préalable dans l’organisation d’événements, est-ce une condition requise pour intégrer WENES ?

(M) Sans être indispensable, je pense que ces expériences préparent aux missions inhérentes de la fonction. Il n’existe aucune formation pour le poste de chef de projet. Avoir des connaissances préalables sur l’organisation d’un événement facilite l’apprentissage.

  • Qu’est-ce qui vous a attiré dans ce poste ?

(C) Ayant déjà approché le monde des expositions lors de mon emploi précédent, je souhaitais continuer dans cette voie. J’avais déjà une connaissance globale du poste, bien que mes missions actuelles soient bien plus pointues. Ce que j’apprécie dans ma fonction est le fait d’être seule responsable de ma gestion de projet. Cela me permet de centraliser toutes les infos & donc, d’avancer rapidement. Un autre avantage, est de voir l’évolution du projet jusqu’à sa concrétisation.

(M) J’ignorais ce que le poste englobait lors de ma candidature. L’univers m’attirait, mes compétences étaient similaires à celles demandées & travailler pour WENES m’assurait d’intégrer une entreprise à taille humaine. C’est lors de ma rencontre avec la gérante que j’ai compris ce que la fonction implique. J’ai tout de suite accroché avec la mixité des tâches, la partie terrain & la partie technique.

  • Pouvez-vous décrire vos principales missions chez WENES GROUP.

Nous travaillons en binôme avec une chargée d’affaires, la partie commerciale leur incombe. Néanmoins, nous pouvons intervenir en tant que support en amont de la validation du projet. Notre rôle est d’épauler la chargée d’affaires via la réalisation de documents tel que :

  • Demande de chiffrage.
  • Propositions de mobilier.
  • Planche tendance.
  • Tableau d’étalement des coûts sur plusieurs années (en cas de contrat triennal).

Après la validation du design & du devis, nous déployons le projet :

  • Négociation des coûts avec les prestataires ou étude de solutions alternatives.
  • Analyse & correction des plans de fabrication fournis par le designer.
  • Envoi des plans & du design à l’organisateur du salon afin de les confronter aux règlements d’architecture & de décoration > ajustements si besoin.
  • Commandes annexes (commandes techniques, achat des décoration, location de wifi etc.).
  • Sélection des matériaux.
  • Réalisation des récaps (menuiserie, sol, signalétique & électricité). *

* Les récaps regroupent toutes les informations nécessaires à la fabrication d’un stand. Il y est précisé, les tâches de chacun des prestataires afin que le jour du montage, l’ensemble des éléments s’imbriquent correctement entre eux.

  • Montage (coordination des intervenants, vérification des finitions, prise en charge des imprévus etc. …).
  • Livraison du stand au client.

Nous travaillons avec nos partenaires pour la réalisation d’un objectif commun : faire un stand à la hauteur des attentes de nos clients.

  • Quels sont les difficultés que vous avez rencontrées ?

(M) La gestion des priorités. Nous devons jongler entre les projets en cours, la coordination des montages & la conduite des nouveaux projets, sans compter les imprévus !

(C) C’est en effet l’une des principales difficultés que nous rencontrons lors de la prise de poste. Néanmoins, cela nous oblige à développer un sens aigu de l’organisation & une réactivité à toute épreuve. A mon sens, la négociation avec les fournisseurs n’est pas évidente non plus. Nous devons manœuvrer entre les demandes des clients & les contraintes de nos prestataires. Ce qui nécessite une certaine dextérité.

  • Les qualités indispensables pour le poste ?

(M) Il faut être organisé, réactif, rigoureux & autonome. Bien entendu, il faut également aimer travailler en équipe puisque notre poste se réalise exclusivement en binôme.

(C) J’ajouterais être doté de bon sens pour trouver rapidement des solutions efficaces. Avoir un bon relationnel est également indispensable puisque nous sommes chaque jour en contact avec des personnes différentes : les clients, les prestataires & les organisateurs.

  • Les évolutions possibles ?

(C.D) Un chef de projet peut tout à fait devenir chargé d’affaires. Actuellement, Marina & moi sommes chargés de former les nouveaux à la gestion de projet. Cette partie formation nous intéresse vraiment.

 

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